Viva protegido.Cresça comcontrolo.
CRM, atendimento, automação e IA para transformar pedidos em relações de confiança.
Digital Roots Lab · outubro 2026
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Responder melhor ao interesse
que já chega.
Uma entrada
Site, redes sociais e WhatsApp ligados a uma fila comercial comum.
Um responsável
Cada oportunidade com consultor, prazo de contacto e próxima tarefa.
Uma visão
Jorge acompanha o funil, a origem dos pedidos e os pontos de perda.
A tecnologia prepara, organiza e acompanha. O consultor mantém a relação.
O problema é operacional.
O impacto é comercial.
Resposta tardia
O resumo refere cerca de 60 leads nos dias úteis e 160 ao fim de semana, com aproximadamente metade perdida por demora.
Informação dispersa
Excel, telemóveis individuais e WhatsApp separados. Sem funil comum nem qualificação automatizada.
Conhecimento informal
Processos ainda na cabeça da equipa. Primeiro mapear tarefas repetitivas, tempo gasto e custos.
Valores relatados na reunião, não auditados. Confirmar a empresa e se 160 corresponde ao dia ou ao fim de semana inteiro.
Confiança construída desde 1997.
Fotografia e posicionamento: apolis.pt
Mais de 5.000 clientes
Particulares e empresas, segundo o site oficial.
Mais de 10 seguradoras parceiras
Oferta em Vida e Não Vida, com consultoria de proximidade.
Mais capacidade, mesma proximidade
Automatizar o administrativo para libertar o consultor para aconselhar.
A base existe.
Falta provar o circuito completo.
Site e produtos
WordPress com Elementor, páginas por ramo, formulários de contacto e WhatsApp.
Medição instalada
GTM, Google tag e Meta Pixel identificados no código. Presença da tag não prova que as conversões estejam corretas.
Oportunidade
Ligar pedido, origem, responsável, proposta e apólice. Medir até ao resultado comercial, não apenas ao clique.
Não começar por refazer tudo. Auditar, corrigir e integrar.
Um funil que a equipa consegue usar.
Novo pedido
Origem, data e consentimento
Contacto
Consultor e prazo de resposta
Necessidade
Ramo e contexto comercial
Simulação
Pedido e proposta em preparação
Decisão
Seguimento e objeções
Apólice
Resultado e acompanhamento
Sem contactos duplicados
Regras de identificação, reconciliação e revisão das exceções.
Sem negócio esquecido
Próxima atividade obrigatória e alertas para oportunidades paradas.
Sem dependência da agência
Conta, dados, acessos e documentação pertencem à Apolis.
Cada pedido chega à pessoa certa.
Identificar
Ramo, origem, cliente existente e preferência de contacto. Recolher apenas os dados necessários.
Distribuir
Carteira existente primeiro; depois especialidade, disponibilidade e capacidade. Rodízio com regras claras.
Escalar
Sem ação dentro do prazo acordado, gerar alerta. Reatribuição apenas pela regra aprovada.
O cliente não precisa repetir a história
O consultor recebe o contexto, a necessidade e o histórico permitido. Nada de repartir pedidos manualmente entre telemóveis.
O atendimento começa.
Mesmo quando a equipa não está online.
Primeiro contacto
Identificar-se como assistente virtual, confirmar receção e recolher ramo e melhor horário para contacto.
Qualificação leve
Perguntas comerciais curtas. Sem diagnóstico médico, avaliação de risco ou promessa de cobertura.
Passagem ao consultor
Resumo no CRM, responsável definido e tarefa criada. O cliente pode pedir atendimento humano.
Automação disponível fora de horas. Atendimento humano conforme o horário acordado.
Sábado, 21h14. Um pedido de seguro auto.
“Queria uma simulação para o carro.”
Assistente: “Olá! Sou o assistente virtual da Apolis. Posso organizar o seu pedido para um consultor. Já é nosso cliente? Qual o melhor horário para o contactarmos?”
Cliente: “Ainda não. Segunda de manhã.”
Pedido registado
Ramo: automóvel · origem registada · contacto preferido: segunda de manhã.
Responsável e tarefa
O consultor recebe o contexto e prepara a conversa. A simulação e o aconselhamento continuam humanos.
Visibilidade da fila
Pedidos sem resposta e atrasos aparecem no painel.
Funções claras.
Acessos delimitados.
Comercial
Preparar resumos, identificar negócios sem atividade e sugerir próximos passos para revisão.
Operações
Organizar documentos autorizados, acompanhar pendências e reconciliar relatórios.
Direção
Responder a perguntas sobre o funil com fontes, datas e ligações aos registos.
Processos documentados, versões em Git e revisão humana. O conhecimento fica na Apolis.
Nem tudo precisa de IA.
Regras
Previsível e verificável
Criar contacto, atribuir consultor e gerar tarefa.
Procedimentos
O método da Apolis
Checklist de qualificação e acompanhamento.
IA
Síntese e linguagem
Resumir uma conversa, encontrar informação aprovada.
Humano
Aconselhamento e decisão
Recomendar coberturas, validar propostas e gerir exceções.
Ligar primeiro.
Substituir só quando se justificar.
API disponível
Validar documentação, autorização do fornecedor, objetos e custos. Começar por leitura.
Exportação disponível
Importação controlada de relatórios CSV/Excel, com identificação de origem e reconciliação.
Só interface web
Prova de conceito assistida, se autorizada. Manutenção e fragilidade avaliadas antes de prometer produção.
Primeiro confirmar o sistema de gestão
A reunião menciona “Web Dental”. Nome, fornecedor e empresa utilizadora devem ser confirmados antes de incluir integração com esse sistema.
Dados de saúde exigem
um cuidado diferente.
Minimização
Não pedir dados clínicos no chat de triagem. Separar o comercial da documentação sensível.
Acesso e rastreabilidade
Contas por função, permissões mínimas, registo de ações, backups e teste de recuperação.
Validação jurídica
Bases legais, contratos com subcontratantes, retenção, direitos e eventual avaliação de impacto.
Servidor europeu ajuda. Não torna uma operação automaticamente conforme.
Dados privados + conteúdo externo
+ envio livre = risco de fuga.
Leitura limitada
O assistente acede apenas aos dados necessários à tarefa e ao utilizador autorizado.
Saídas controladas
Destinos permitidos, campos limitados e aprovação para partilha de dados ou ações sensíveis.
Conteúdo não é instrução
Mensagens e documentos externos são tratados como dados. Testes de prompt injection antes do piloto.
Referência: Simon Willison, “The lethal trifecta for AI agents”, 16/06/2025.
O clique é só o início.
Campanha
UTMs e origem
Pedido
Conversão validada
Qualificado
Critério comercial
Proposta
Simulação enviada
Apólice
Resultado confirmado
Comissão
Valor efetivo
GA4 + GTM
Formulários, cliques úteis, origem e erros. Consentimento antes da medição não essencial.
CRM como referência
Fonte preservada, etapa e motivo de perda. Cliques WhatsApp não contam como leads recebidos.
Qualidade de aquisição
No plano Integral, devolver sinais elegíveis às plataformas após validação legal e técnica.
Atrair o cliente certo.
E conseguir acompanhá-lo.
Páginas por intenção
Melhorar páginas de ramos prioritários e criar landing pages de campanha com proposta clara e contacto simples.
Pesquisa e confiança
SEO local, Google Business Profile, conteúdo útil e respostas a dúvidas. Sem promessa de posição no Google ou nas IAs.
Campanhas com retorno
Google Ads e Meta Ads orientados a pedidos qualificados e comissão. Verba e criativos aprovados pela Apolis.
Aumentar investimento quando capacidade, qualidade e medição estiverem demonstradas.
Menos sessões genéricas.
Mais tarefas reais resolvidas.
Mapear
Observar um processo real, listar tarefas repetitivas e medir o tempo atual.
Formar
Sessões práticas com CRM, atendimento e IA. Materiais e gravações autorizadas para consulta posterior.
Acompanhar
Um responsável interno, dúvidas registadas e revisão dos procedimentos com a equipa.
Jorge define prioridades. Um ponto focal acompanha a execução.
A adoção é medida por utilização real, qualidade dos registos e tarefas concluídas, não pelo número de contas criadas.
Um piloto antes da escala.
Descoberta
- Mapear entradas e responsáveis
- Confirmar volumes e sistemas
- Escolher um ramo piloto
Fundação
- CRM e dados essenciais
- Formulário e distribuição
- Teste de ponta a ponta
Piloto assistido
- WhatsApp oficial, se contratado
- Formação e observação
- Revisão de falhas e qualidade
Evolução
- Rotinas e integrações adicionais
- Aquisição no plano Integral
- Revisão de custo e resultado
Medir o que muda na operação.
Velocidade
Tempo até à primeira resposta humana, pedidos sem responsável e cumprimento dos prazos.
Qualidade
Taxa de qualificação, duplicados, propostas enviadas e motivos de perda preenchidos.
Economia
Custo por oportunidade e apólice, comissão gerada e horas administrativas poupadas.
Um ganho só conta quando a equipa aceita a entrega e os dados sustentam o resultado.
Escolher pela operação que quer construir.
- 1 funil · até 5 utilizadores configurados
- 1 formulário + 1 fonte Meta Lead Ads
- 5 automações por regras
- Importação até 5.000 contactos
- 4 h de formação · 3 h/mês de evolução
- Tudo do Essencial, limites ampliados
- 2 funis · até 10 utilizadores
- 1 número WhatsApp oficial + caixa partilhada
- 1 assistente IA · 10 fluxos no total
- 8 h de formação · 6 h/mês de evolução
- Tudo do Alargada, limites ampliados
- 3 funis · até 15 utilizadores
- Até 3 perfis IA · 15 fluxos no total
- Google + Meta Ads e 2 landing pages
- 12 h formação · 12 h/mês de evolução
Valores sem IVA. Licenças, infraestrutura, consumo IA/WhatsApp e publicidade separados. Mínimo inicial: 3 meses de acompanhamento. Totais anuais = implementação + 12 mensalidades.
O que a mensalidade sustenta.
Essencial · €450/mês
Monitorização dos fluxos entregues, correções, reunião mensal de 45 min e até 3 h de pequenas evoluções. CRM e relatório comercial base.
Alargada · €950/mês
Monitorização, revisão de qualidade do assistente, reunião quinzenal e até 6 h de evolução. Triagem em português e passagem a humano.
Integral · €1.850/mês
Até 12 h de evolução, gestão Google/Meta até €3.000/mês de verba, 4 peças estáticas e 2 textos úteis por mês. Até 2 landing pages na implementação.
Horas de evolução não acumuláveis. Gestão de campanhas e conteúdo têm os limites acima e não consomem essa bolsa. Produção audiovisual, novos sistemas e integrações complexas são orçamentados à parte.
Migração, conectores e manutenção.
Migração inicial
Essencial: até 5.000 contactos; Alargada: até 10.000; Integral: até 20.000. Uma origem CSV/Excel, campos acordados e relatório de importação.
Conectores
Entradas incluem formulário e Meta Lead Ads. WhatsApp oficial desde Alargada. Integral inclui até 12 h de prova de conceito com o sistema de gestão.
Sem prometer o desconhecido
Integração bidirecional de apólices, sinistros ou faturação depende de API e orçamento. A prova de conceito entrega conclusão técnica, mesmo se não viável.
Dados clínicos, arquivo documental completo e saneamento manual extensivo excluídos da migração base.
O investimento não termina no fee da DRL.
Estimativas de planeamento, não cotações vinculativas dos fornecedores. Sem margem escondida em licenças ou consumo.
Uma base que pode crescer com o grupo.
Relacionamento
Renovações, pós-venda, campanhas de carteira e identificação de necessidades, com consentimento e revisão do consultor.
Software e integrações
Portais internos, dashboards, ligação à faturação e ferramentas à medida, após análise do retorno e viabilidade.
Outras empresas
Contabilidade e construção podem receber projetos próprios. Dados, acessos e escopos separados.
Web, CRM, marketing, IA e formação sob a mesma coordenação. Uma prioridade de cada vez.
Começar pela Cobertura Alargada.
€4.900 implementação + €950/mês
CRM, WhatsApp oficial, assistente de triagem e equipa formada. Primeiro uma operação, depois escala.
Implementação em duas parcelas
50% no arranque e 50% na entrega aceite. Mensalidade a partir da entrada do piloto em operação. Mínimo inicial de 3 meses.
Próxima reunião de 30 minutos
Confirmar ramo piloto, responsável interno, utilizadores, sistema de gestão e acessos.
O que fica com a Apolis
Contas, dados, código específico pago, documentação e processos. No encerramento, exportação e passagem de contexto.
Marcar conversa ↗russo@digitalrootslab.com.br
WhatsApp +351 910 194 874
Até à aprovação, nenhum sistema da Apolis é conectado ou alterado.
O que sabemos. O que validamos no arranque.
- Contexto: notas Granola partilhadas da reunião “Jorge Pacheco”, 21/10. Resumo disponível, não transcrição integral.
- Apolis: apolis.pt, páginas Sobre Nós e Contactos. Identidade, produtos, equipa e números declarados no site.
- Pipedrive: preços e funcionalidades oficiais. Cotação local por validar.
- WhatsApp: tarifário e regras Meta, referência consultada em outubro de 2026.
- Segurança: Simon Willison: lethal trifecta.
- Hermes: documentação oficial.
- A confirmar: entidade dos volumes relatados, volume por dia/fim de semana, nome do sistema, acessos, utilizadores, orçamento de aquisição e responsável interno.
- Limites: demonstrações ilustrativas; nenhum resultado comercial garantido. Conformidade jurídica e decisões de mediação dependem dos responsáveis da Apolis.